Анотація
Актуальність дослідження обумовлена зростаючою потребою в оптимізації процесів обробки документів у сучасних організаціях. З впровадженням інформаційних систем автоматизація обробки документів стає ключовим фактором для підвищення ефективності управління, зменшення витрат і підвищення швидкості обробки. Мета дослідження полягала в створенні комплексного розуміння, як різні інформаційні системи можуть покращити процеси обробки документів, а також у визначенні способів, якими ці системи сприяють автоматизації та підвищенню ефективності. У статті досліджено роль інформаційних систем в оптимізації процесів обробки документів і вивчено їх вплив на автоматизацію цих процесів із метою підвищення ефективності управління документацією. Для досягнення цієї мети проведено детальний аналіз існуючих інформаційних систем, що використовуються для автоматизації обробки документів, що включало оцінку різних технологій, які допомагають в автоматизації обробки документації, їх функціональних можливостей та специфікацій. Досліджено вплив автоматизації на організаційну продуктивність. Оцінено, яким чином автоматизація впливає на зниження витрат, підвищення швидкості обробки документів та покращення робочих процесів, що включає аналіз того, як автоматизація може сприяти більш ефективному управлінню ресурсами і покращенню загальної продуктивності організації. Виявлено потенційні проблеми, які можуть виникнути під час впровадження інформаційних систем для автоматизації обробки документів, що включає ідентифікацію можливих труднощів і бар’єрів, таких як технічні проблеми, потреба в навчанні персоналу або інтеграційні питання. У статті надано комплексний огляд ролі інформаційних систем в оптимізації обробки документів, визначено їх переваги та недоліки, а також проаналізовано їх вплив на організаційну продуктивність і потенційні проблеми при впровадженні. Надано конкретні рекомендації щодо вибору та адаптації технологій автоматизації, що дозволить організаціям знизити витрати, скоротити час обробки документів, зменшити кількість помилок та підвищити продуктивність працівників. Результати можуть бути використані для підвищення ефективності управління документами в організаціях через впровадження та оптимізацію інформаційних систем
Ключові слова
інформаційні технології; обробка документної інформації; управлінські процеси; управління документами; документообіг; діловодство; електронний підпис
Використані джерела
[1] Abecker, А., Bernardi, A., Maus, H., Sintek, M., & Wenzel, C. (2000). Information supply for business processes: Coupling workflow with document analysis and information retrieval. Knowledge-Based Systems, 13(5), 271-284. doi: 10.1016/S0950-7051(00)00087-3.
[2] Baskerville, R.L., Davison, R.M., Kaul, M., Malaurent, J., & Wong, L.H. (2022). Information systems as a nexus of information technology systems: A new view of information systems practice. Journal of Information Technology, 37(4), 387-406. doi: 10.1177/02683962221108757.
[3] Chernyashchuk, N., Bortnyk, K., & Plevako, N. (2020). Analysis of the study of the functioning of the information system of electronic document management. Computer-Integrated Technologies: Education, Science, Production, 41, 120-130. doi: 10.36910/6775-2524-0560-2020-41-20.
[4] Chichkarov, Ye., Zinchenko, O., Balalaieva, O., Sergiienko, A., & Kovalev, O. (2023). Recognition of handwritten Ukrainian letters and numbers using a synthetic dataset and convolutional neural networks. Grail of Science, 23, 241-253. doi: 10.36074/grail-of-science.23.12.2022.36.
[5] Dolgova, L., & Yamnenko, H. (2021). Use of information system tools for automation of business processes of the enterprise. Economic Analysis, 31(2), 90-97. doi: 10.35774/econa2021.02.090.
[6] Han, J., Wang, C., Miao, J., Lu, M., Wang, Y., & Shi, J. (2021). Research on electronic document management system based on cloud computing. Computers, Materials & Continua, 66(3), 2645-2654. doi: 10.32604/cmc.2021.014371.
[7] Hocine, N., & Bokhari, I. (2021). Dynamic access control framework for enterprise content management systems. In Proceedings of the 18th international conference on security and cryptography – SECRYPT (pp. 647-652). Milan: University of Milan. doi: 10.5220/0010514806470652.
[8] Holovatska, S. (2021). Electronic accounting and reporting systems of enterprises: Actual aspects. Entrepreneurship and Trade, 32, 11-16. doi: 10.36477/2522-1256-2021-32-02.
[9] Hostryk, O. (2021). Information technologies in entrepreneurship (using the configuration “1C:UNF for Ukraine”). Kyiv: V.M. Huliaieva LLC.
[10] Hrybovska, Y., & Kononenko, Z. (2023). Applicating information systems for the purpose of business management. Economy and Society, 47. doi: 10.32782/2524-0072/2023-47-84.
[11] Huzhva, V. (2021). Digital transformation in academic institutions: Electronic document flow based on low-code technologies. Economic Space, 171, 118-130. doi: 10.32782/2224-6282/171-20.
[12] Korolyuk, T., & Rapa, N. (2021). Digitalization of the documents flow: Legislation problems, advantages and disadvantages, implementation efficiency. Socio-Economic Problems and the State, 25(2), 270-280. doi: 10.33108/sepd2022.02.270.
[13] Larchenko, O. (2020). Efficient implementation of information systems in enterprise management. Taurida Scientific Herald. Series: Economics, 1, 278-284. doi: 10.32851/2708-0366/2020.1.37.
[14] Matiienko-Zubenko, I. (2023). Electronic document flow as a key element of effective activity of business structures. In Accounting, analysis, audit, taxation and financial monitoring in the conditions of post-war reconstruction of Ukraine: Collection of materials of the IX international scientific and practical conference (pp. 234-236). Kyiv: Vadym Hetman Kyiv National University of Economics.
[15] Molnár, B., & Benczúr, A. (2015). Document centric modeling of information systems. Procedia Computer Science, 64, 369-378. doi: 10.1016/j.procs.2015.08.501.
[16] Mosevnina, A., & Polovenko, L. (2022). Electronic signature: Security and data protection. In Applied aspects of modern interdisciplinary research (pp. 283-288). Vinnytsia: Vasyl Stus Donetsk National University.
[17] Nazarova, I. (2020). Opportunities and functions for the introduction electronic documents circulation. Economic Space, 159, 166-170. doi: 10.32782/2224-6282/159-34.
[18] Obikhod, S. (2021). Implementation of information and communication technologies into the business process management system of domestic enterprises in the context of the development of the digital economy. Economics, Management and Administration, 4(98), 10-17. doi: 10.26642/ema-2021-4(98)-10-17.
[19] Okhrimenko, H., & Fedoruk, O. (2023). Automation of life cycle management of electronic documents in modern archival systems. Archives of Ukraine, 4(337), 58-70. doi: 10.47315/archives2023.337.058.
[20] Petrov, I. (2022). Information systems reliability in traditional entropy and novel hierarchy. Cybernetics and Information Technologies, 22(3), 3-17. doi: 10.2478/cait-2022-0024.
[21] Piatnychuk, I. (2022). Information systems in project management: Online platforms and services. Economy and Society, 42. doi: 10.32782/2524-0072/2022-42-21.
[22] Prokopets, L., Stortsun, K., & Chusa, H. (2021). Electronic document management in Ukraine. Ekonomika ta Derzhava, 5, 87-91. doi: 10.32702/2306-6806.2021.5.87.
[23] Puriy, H. (2019). Information systems and technologies in the management of enterprise activity. Efectyvna Economika, 6. doi: 10.32702/2307-2105-2019.6.56.
[24] Sarika, N., Sirisala, N., & Velpuru, M.S. (2021). CNN based optical character recognition and applications. In 6th international conference on inventive computation technologies (pp. 666-672). Coimbatore: IEEE. doi: 10.1109/ICICT50816.2021.9358735.
[25] Sikora, O.V., Vdovychyn, T.Ya., & Kohut, U.P. (2022). Information systems programming technologies. Таuridа Scientific Herald. Series: Technical Sciences, 2, 10-17. doi: 10.32851/tnv-tech.2022.2.2.
[26] Sirajudeen, M., & Anitha, R. (2020). Forgery document detection in information management system using cognitive techniques. Journal of Intelligent & Fuzzy Systems, 39(6), 8057-8068. doi: 10.3233/JIFS-189128.
[27] Vatamanyuk-Zelinska, U., & Sushko, V. (2020). Prospects for the use of electronic digital signature by government structures. Efectyvna Economika, 7. doi: 10.32702/2307-2105-2020.7.10.
[28] Yaruta, V.O., & Aseyev, G.G. (2020). Electronic records archives: Problems and technologies. Visnyk of Kharkiv State Academy of Culture, 58, 89-99. doi: 10.31516/2410-5333.058.08.
