ISSN 2518-7600 e-ISSN 2524-1060 УДК 90,92,93/94
Подати статтю

Соціум. Документ. Комунікація

Стаття

До питання визначення місця електронного діловодства у структурі традиційного діловодства

Оксана Лаба
Взято з Том 5, № 3, 2020 Сторінки 137–156
Переглядів
301

Анотація

У статті було з’ясовано суть понять «традиційне діловодство» та «електронне діловодство». Визначення традиційного діловодства було обґрунтоване на основі аналізу документаційних процесів щодо традиційних документів, якими нині вважаються документи на паперовому носії. Було визначено інтегративну сутність електронного діловодства як поєднання концептів загального і спеціального електронного діловодства, а також як організування роботи з усіма документами з електронним носієм інформації, а саме з документами в електронній формі, електронними документами як набором обов’язкових реквізитів, підписаних електронним підписом, та електронними інформаційними ресурсами. Було з’ясовано, що місце електронного діловодства у структурі сучасного діловодства розглядається у контексті його міждисциплінарної природи, яка полягає у поєднанні вимог документознавців, архівістів, юристів, ІТ-спеціалістів та управлінців. Результати проведеного дослідження свідчать, що моделлю діловодства сьогодення є гібридне діловодство, де інформаційні технології використовуються для створення усіх документів, як електронних, так і паперових, а з іншого боку, яке є вдалим поєднанням підходів електронного й традиційного діловодства. Було здійснено порівняння концептів електронного та традиційного діловодства. Порівняння було проведене за такими ключовими критеріями, як об’єкт та предмет дослідження, сфера застосування, сприйняття суб’єктами діловодства, відповідність викликам та вимогам сучасного суспільства, переваги та недоліки від впровадження електронного та традиційного діловодства в організаціях. Результати порівняння свідчать, що сьогодні електронне діловодство не може існувати без паперового і навпаки. Було зроблено висновок про те, що традиційне та електронне діловодство є нині не взаємозамінними явищами, а такими, що доповнюють одне одного з метою збереження надбання минулих поколінь і використання цього доробку для формування нових підходів, що базуються на кращих усталених традиціях, на наступних етапах розвитку, в тому числі й діловодної сфери

Ключові слова

електронне діловодство; традиційне діловодство; електронний документ; документ в електронній формі; інформаційні технології; документування інформації в електронній формі

Використані джерела

  1. Astapenko, K. (2019). Praktychni aspekty vprovadzhennia systemy elektronnoho dokumentoobihu v ustanovakh biudzhetnoi sfery. [Practical aspects of the implementation of the electronic document security system in budgetary sector establishments]. Internauka: mizhnarodnyi naukovyi zhurnal, 3. Retrieved from: https://www.inter-nauka.com/uploads/public/15517972835608.pdf [in Ukrainian].
  2. Bezdrabko, V. (2007). Tradytsiine dokumentoznavstvo i dilovodstvo: komparatyvnyi analiz vyznachennia zmistu poniat. [Traditional Documents Study and Record-Keeping: Comparative analysyz of Defining a Context of the Notions]. Spetsialni istorychni dystsypliny: pytannia teorii ta metodyky, 14, 190-206 [in Ukrainian].
  3. Dilovodstvo y arkhivna sprava. Terminy ta vyznachennia poniat [Records management and archiv affair. Terms and definitions]. (2005). DSTU 2732-2004. Chynnyi vid 2005-07-01. Kyiv: Derzhspozhyvstandart Ukrainy, IV, 32. (Natsionalnyi standart Ukrainy) [in Ukrainian].
  4. Zahoretska,    O.    M.   (2013).    Zahalne    dilovodstvo    na pidpryiemstvakh    riznykh    form   vlasnosti.   Chastyna    №    1. Normatyvno pravove y metodychne zabezpechennia orhanizatsii dilovodstva: zaochnyi kurs [General records management at enterprises of different forms of ownership. Part № 1. Regulatory and methodological support of the organization of the records management: correspondence course]. Sekretar-referent,19-27 [in Ukrainian].
  5. Zabenko, Yu. I. & Kovtaniuk, Yu. S. (2013). Kontseptsiia planuvannia zhyttievoho tsyklu elektronnykh dokumentiv [Electronic Document Lifecycle Planning Concept]. Chastyna 1. Arkhivy Ukrainy, 4, 5-38.
  6. Karpenko, O. O.&     Matlina, M. M. (2009). Suchasne dilovodstvo. Kharkiv: Nats. aerokosm. un-t «Khark. aviats. in-t», 75 [in Ukrainian].
  7. Kovtaniuk, Yu. S. (2012). Elektronne dokumentoznavstvo v Ukraini: sutnist naukovoho napriamu, isto-riia formuvannia, perspektyvy rozvytku [Electronic Document Studies in Ukraine: the issue of scientific direction, history of formation, perspectives of development]: dys. ... kand. ist. nauk: 27.00.02. Kyiv, 252 [in Ukrainian].
  8. Komova, M. V. (2007). Dokumentoznavstvo [Document Science]: navch. posib. Lviv: Triada plius, 296 [in Ukrainian].
  9. Kudrytska, Zh. V. (2011). Problemy efektyvnosti realizatsii elektronnoho dokumentoobihu [The problems of efficiency of realization electronic document management]. Derzhavne upravlinnia: udoskonalennia ta rozvytok, 5. Retrieved from: http://www.dy.nayka.com.ua/?op=1&z=287 [in Ukrainian].
  10. Kuleshov, S. H. (2004). Elektronnyi dokument u systemi suchasnoho dilovodstva [Electronic document in the modern records management system]. Arkhivy Ukrainy. Kyiv, 4/6, 50-53 [in Ukrainian].
  11. Kuleshov, S. G. (2000). O ponyatii «elektronnyy dokument». Dokumentatsiya v informatsionnom obshchestve: elektronnoe deloproizvodstvo i elektronnyy arkhiv: dokl. i soobshcheniya na VI Mezhdunar. nauch.-prakt. konf., 24-25 noyab. Moskva, 54-57 [in Russian]
  12. Laba, O. V. (2012). Do vyznachennia poniattia «elektronne dilovodstvo» [To the definition of the concept of Electronic Records Management]. Studii z arkhivnoi spravy ta dokumentoznavstva, 20, 99-103 [in Ukrainian].
  13. Melashchenko, A. O. & Skarlat, O. S. (2013). Elektronne dilovodstvo: monohrafiia [Electronic Records Management]. Kyiv: Naukova dumka, 138 [in Ukrainian].
  14. Okhrimenko, H. V. (2009). Osnovni pryntsypy ta problemy vprovadzhennia elektronnoho dokumentoobihu v orhanizatsii [The basic principles and problems of implementation of Electronic Document Flow in the organization]. Naukovi zapysky. Seriia: Kultura ta sotsialni komunikatsii. Ostroh: Vydavnytstvo natsionalnoho universytetu «Ostrozka akademiia», 1, 300-307 [in Ukrainian].
  15. Patriak, O. (2019). Marshrutyzatsiia ta protsesy zhyttievoho tsyklu vnutrishnoho elektronnoho dokumenta [Routing and Processes of the life cycle of domestic Electronic Documents]. Sotsium. Dokument. Komunikatsiia: zb. nauk. prats. Seriia: Istorychni nauky, 7, 183-196. Retrieved from: https://doi.org/ 10.31470/2518-7600-2019-7-183-196 [in Ukrainian].
  16. Slovnyk ukrainskoi movy (1979). [Ukrainian Language Dictionary], 10, 224. Retrieved from: http://sum.in.ua/p/10/224/2 [in Ukrainian].
  17. Cherniatynska, Yu. H. (2018). Komplektuvannia arkhiviv dokumentamy v elektronnii formi ta yikh zberihannia: istoriohrafiia pytannia [Completing of archives with the documents in electronic form and storing them: historiography]. Arkhivy Ukrainy, 1 (312), 88-102. Retrieved from: https://archives.gov.ua/ Publicat/ AU/AU_1_2018/4.pdf [in Ukrainian]

ЦИТУВАТИ

Laba, O. (2020). To the definition of the place of electronic records management in the structure of the traditional records management. Society. Document. Communication, 5(3), 137-156.