Системи документації автотранспортної установи  як показник корпоративної інформаційної субкультури

Юрій Палеха; Катерина Алєксєєнко; Юрій Палеха; Катерина Алєксєєнко

Анотація

За сучасних умов переходу до інформаційного суспільства, виникає необхідність розбудови відповідної інформаційної культури субʼєкта господарювання, систематизації основних засад документаційного забезпечення управління ним, виваженого дослідження систем документації, включаючи їх взаємозвʼязок, для подальшого впровадження інформаційних технологій, застосуванню систем електронного документообігу. Мета роботи полягає в комплексній розвідці систем інфраструктурної та галузевої документації установи, чіткій побудові блоків систем документації та впорядкуванні їх складових, досконале знання й розуміння яких сприяє застосуванню прогресивних засад управління нею, підвищенню рівня її корпоративної культури. При проведення дослідження були застосовані системний та соціокомунікативний підходи, що дало можливість обґрунтувати поділ на блоки систем документації, встановити комунікаційні звʼязки між інфраструктурною, нормативно-правовою та виробничою документацією й визначити роль кожної з її складових. Застосування методу сходження від абстрактного до конкретного сприяло трансформації загальних питань документаційного забезпечення субʼєкта господарювання до побудови конкретних систем документації транспортної установи. В статті репрезентовано авторський погляд на побудову систем інфраструктурної та виробничої (внутрішньотранспортної) документації, що мають місце в документаційному забезпеченні управління установою на прикладі автотранспортного підприємства. Інфраструктурна документація подана, як функціональна для забезпечення управління всіма напрямами діяльності установи, що містить блоки систем управлінської документації (загальний, економічний блоки та блок соціальної документації). Розкрито призначення кожної з систем виробничої документації, їх складові та взаємозвʼязок між ними. Виокремлено блок документації нормативно-правового та інформаційного забезпечення, що слугує як загальним цілям управління організацією так і кожному з її напрямів діяльності. В даному дослідженні запропонована комплексна система документації організації, як показник рівня її інформаційної культури, складник корпоративної культури, що характеризує ступінь спільних досягнень працівників у можливих видах роботи з керування документацією, створенні інформаційних продуктів та послуг. Результати дослідження можуть мати практичне застосування в усіх транспортних організаціях при впровадженні та застосуванні новітніх систем і технологій роботи з документованою інформацією

Ключові слова

документно-інформаційна база; галузь; класифікаційний аналіз; основне виробництво; допоміжне та обслуговувальне виробництво

Використані джерела

1. Balagobei, S. (2019). Impact of record keeping practices on business performance of small and medium scale enterprises in Sri Lanka. International Journal of Accounting and Financial Reporting, 9(4), 439-451. doi: 10.5296/ ijafr.v9i4.15897 .

2. Code of Civil Protection of Ukraine. (2013, July). Retrieved from https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/5403 17#Text .

3. Curry, A., & Moore, C. (2003). Assessing information culture – an exploratory model. International Journal of Information Management, 23(2), 91-110. doi: 10.1016/S0268-4012(02)00102-0.

4. Daneshmandnia, A. (2019). The influence of organizational culture on information governance effectiveness. Records Management Journal, 29(1/2), 18-41. doi: 10.1108/RMJ-09-2018-0033/.

5. Filippova, N.P. (2019). Documentary and information resources of the medical sector of Ukraine: Theoretical and applied aspects. (Doctoral thesis, Vernadsky National Library of Ukraine, National Academy of Sciences of Ukraine, Kyiv, Ukraine).

6. Gesmundo, J.L., Glorioso, R.B., Raviz, K., & Apat, E.C. (2022). Records management strategies and professional performance of administrative staff. International Journal of Academe and Industry Research, 3(1), 70-92. doi: 10.53378/352858.

7. Gillian, O. (2008). Information culture: Exploration of differing values and attitudes to information in organisations. Journal of Documentation, 64(3), 363-385. doi: 10.1108/00220410810867588 .

8. Gillian, O., & Foscarini, F. (2019). Records Management and information culture: Tackling the people problem. London: Facet Publishing.

9. Harkusha, S.A. (2020). Electronic document management: Advantages and disadvantages of implementation. Market Infrastructure, 50, 259-262.

10. ISO 9000:2015. (2015). Retrieved from http://online.budstandart.com/ru/catalog/doc-page?id_doc=64030.

11. Klymova. K.I. (2021). Special systems and special types of documentation: Purpose and tasks of educational disciplines. In Information and social communications of the modern world: Trends of globalization (pp. 28-31). Kyiv: State University of Telecommunications.

12. Korniychuk, K.S. (2019). Formation of the system of electronic document circulation in the transport complex of Ukraine. (Doctoral dissertation, Kharkiv State Academy of Culture, Vernadsky National Library of Ukraine, National Academy of Sciences of Ukraine, Kharkiv, Kyiv, Ukraine).

13. Law of Ukraine No. 2189-VIII “On Housing and Communal Services”. (2017, October). Retrieved from https:// zakon.rada.gov.ua/ laws/show/2189-19#Text.

14. Labour Code of Ukraine. (2023, October). Retrieved from https://ips.ligazakon.net/document/ KD0001?an=1&hide=true .

15. Law of Ukraine No. 2694-ХІІ “On Labour Protection”. (1992, October). Retrieved from https://zakononline.com. ua/documents/show/151241___711344 .

16. Law of Ukraine No. 717-V “On Amendments to the Law of Ukraine “On Mandatory State Social Insurance Against the Unfortunate Industrial and Professional Cases Diseases That Caused Disability”. (2007, February). Retrieved from https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/717-16#Text .

17. Law of Ukraine No. 2344-ІІІ “On Road Transport”. (2001, April). Retrieved from https://zakon.rada.gov.ua/laws/ show/2344-14#Text .

18. Lepetan, I. (2022). Organization of office management in the management activity of the enterprise. Economy and Society, 39. doi: 10.32782/2524-0072/2022-39-49 .

19. Macías-Jiménez, M.A., Acosta-Fontalvo, L.C., & Jiménez-Barros, M.A. (2020). Document management practices in SMEs: An information management capability-based approach. Records Management Journal, 30(1), 63-79. doi: 10.1108/RMJ-10-2018-0042.

20. Malanchuk, M., & Zhakun, Y. (2021). Analysis of the electronic document flow system in government institutions and ways of its improvement. Bulletin of the NUVHP. Economic Sciences Series, 3(95), 73-81.

21. Mykytenko, N. (2019). Electronic document management systems as an imperative of modern informatization trends . Scientific Notes of the National University “Ostroh Academy”. “Economy” Series, 12(40), 213-217.

22. Lissillour, R., & Wang, J. (2021). Organizational subculture, constructive deviance and technology adoption: Post-implementation of an Enterprise Information System in China. Recherches en Sciences de Gestion, 145(4), 153-181. doi: 10.3917/resg.145.0153 .

23. NC 010:2021. (2021). Retrieved from https://undiasd.archives.gov.ua/doc/klasifikator.pdf .

24. Nugraha, J.T., Achmad, T., Warsono, H., & Yuniningsih, T. (2022). Understanding information technology culture in digital-based public services. Journal of Governance & Regulation, 11(2), 62-79. doi: 10.22495/jgrv11i2art6.

25. Order of the Ministry of Emergency Situations of Ukraine No. 964 “On the Approval of the Rules of Labour Protection in Road Transport”. (2012, July). Retrieved from https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1299-12#Text.

26. Order of the Ministry of Health of Ukraine No. 246 “On Approval of the Procedure for Conducting Medical Examinations of Employees of Certain Categories”. (2007, May). Retrieved from https://zakon.rada.gov.ua/laws/ show/z0846-07#Text.

27. Order of the Ministry of Health of Ukraine, the Ministry of Internal Affairs of Ukraine No. 65/80 “On Approval of the Regulation on the Medical Examination of Driver Candidates and Vehicle Drivers”. (2013, February). Retrieved from https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0308-13#Text.

28. Order of the Ministry of Infrastructure of Ukraine No. 11 “On Approval of Fire Safety Rules for Road Transport Enterprises and Organizations of Ukraine”. (2015, January). Retrieved from https://zakon.rada.gov.ua/ laws/ show/z0279-15#Text.

29. Order of the Ministry of Internal Affairs of Ukraine No. 1417 “On Approval of Fire Safety Rules in Ukraine”. (2014, December). Retrieved from https://zakononline.com.ua/documents/show/352204___744300 .

30. Order of the Ministry of Social Policy of Ukraine No. 526 “On Amendments to the Regulation on the Development of Occupational Health and Safety Instructions”. (2017, June). Retrieved from https://zakon.rada.gov.ua/laws/ show/z0779-17#Text .

31. Order of the Ministry of Transport and Communications of Ukraine Nо. 974. “On Approval of the Procedure for Checking the Technical Condition of Vehicles by Motor Carriers”. (2008, September). Retrieved from https:// zakononline.com.ua/documents/show/286169286234 .

32. Palekha, Yu. (2020). Culture of information search and processing as a component of the information culture of the organization. Library Science. Document Science. Informatology, 1, 58-66. doi: 10.32461/2409 9805.3.2019.187978.

33. Palekha, Yu., Zozulia, N., Moskovchenko, N., Sadovenko, V., Vovk, N., & Iavich, M. (2022). Technological processes of working with documented information in the organization as an indicator of corporate information subculture. In SCIA-2022: 1^st international workshop on social communication and information activity in digital humanities (pp. 229-240). Lviv: Lviv Polytechnic National University.

34. Resolution of the Cabinet of Ministers of Ukraine No. 487 “On Approval of the Procedure for Training, Retraining and Upgrading the Qualifications of Vehicle Drivers”. (2009, May). Retrieved from https://zakon.rada.gov.ua/ laws/show/487-2009-%D0%BF#Text.

35. Shelestova, A.M. (2011). Educational documentation in the integrated information and communication space of a higher education institution. (Doctoral thesis, National Academy of Management Personnel of Culture and Arts, Kyiv, Ukraine).

36. Shevchenko, O.V. (2016). The system of documentary support of trade activity of Ukraine: Theoretical and methodological foundations. (Doctoral thesis, Kharkiv State Academy of Culture, Kharkiv, Ukraine).

37. Spooner, J. (2021). Records management and information culture. Lewes: Excelic Press.

38. Yeo, G. (2018). Records, information and data: Exploring the role of record-keeping in an information culture. London: Facet Publising.

ЦИТУВАТИ

Palekha, Yu., & Alieksieienko, K. (2023). Documentation systems of road transport institutions as an indicator of corporate information subculture. Society. Document. Communication, 8(3), 8-21. https://doi.org/10.69587/sdc/3.2023.8